|
E-mail yazma etikası
E-mail yazma etikası nə üçün lazımdır? Hər bir təşkilat aşağıdakı səbəblərə görə öz elektron məktub yazmaq qaydalarını müəyyənləşdirməlidir:
1.Profesionallıq: özünə xas e-mail yazı dili olan kampaniyanız özü haqqında yüksək imic yaradacaq.
2.Effektlilik: ünvana çatmış professional yazılmış e-mail adi söz yığımından ibarət olan e-maillərdən dərhal fərqlənir və daha effektli olur.
3.Məsuliyyət altına girməmək üçün: işçilərinizin e-mail yazma qaydalarından xəbərdar olması kampaniyanızı gələcəkdə baş verə biləcək böyük məbləğ təşkil edən məhkəmə işlərindən qoruyacaq.
E-maili düzgün yazmaq haqqında çoxlu müxtəlif bələdçilər və qaydalar var. Bu qaydalar sizin gördüyünüz işin növünə və işlədiyiniz insanlar qrupuna görə dəyişir. Aşağıdakı 32 qayda isə bütün kampaniyalara aid edilir və əməl edilməsi vacibdir.
1. Qısa və yığcam olun, hədəfə doğru yönlənin.
E-maili lazım olduğundan daha uzun yazmayın. Unutmayın ki, e-mail oxumaq kağızdan oxumaqdan daha çətindir.
2.Bütün sualları cavablandırın və daha sonradan verilə biləcək sualları təxmin edin.
E-mailə cavab bütün sualları cavablandırmalıdır. Yoxsa gələn dəfə sizə cavablandırılmamış suallar haqqında yenə yazacaqlar. Bu isə həm sizin həm də müştərinizin vaxtınızı alacaq həm də arada çox böyük məyusluğa səbəb olacaq. Bundan başqa əgər siz müştərinin bundan sonra hansı sualları verə biləcəyini təxmin edib əvvəlcədən bu suallara cavab verə bilsəniz o sizə çox minnətdar olacaq və sizin servisinizin səviyyəli olduğuna tam əmin olacaq. Təsəvvür edin ki, müştəri sizə yazır ki, siz hansı kredit kartlarını qəbul edirsiz. Siz kartın növünü yazırsınız və artıq təxmin edirsiniz ki, gələn sual o olacaq ki, bu kartı necə sifariş etmək olar. Siz sifariş etməyin yolları haqqında məlumat yazırsız və mütləq daha ətraflı məlumat olan URL əlavə edirsiz.
3.Sözləri düzgün yazın, qrammatikaya və durğu işarələrinə fikir verin.
Yazıda olan səhvlər yalnız sizin şirkətiniz haqqında pis fikirlər yaratmır, həm də fikri düzgün çatdırmağa mane olur. Yersiz vergüllər qoymaq e-maili oxumağı çətinləşdirir, həm də cümlələrin mənasını dəyişə bilər.
4.Bunu şəxsən özünüz edin.
Ancaq məktubu şəxsən bir e-mailə göndərməkdən əlavə, məktubun məzmunu da siz tərəfdən şəxsən yazılmış olmalıdır. Şablon e-maillər elə də effektiv deyil. Şablon e-maillərdən istifadə haqqında aşağıdakı punktu oxuyun.
5.Tez-tez eyni cavablar verdiyiniz halda şablonlardan istifadə edin.
Bəzi sualları siz yenidən və yenidən alırsız. Məsələn: sizin ofisə gedən yol və ya sizin yeniliklərinizə necə abunə olmaq olar kimi suallar. Bu suallara cavab yazın və bu mətni saxlayın. Lazım olduqda kopyalayın və göndərin.
6.Cavabı gecikdirməyin.
Müştəri ona görə sizə e-mail yazır ki, tezliklə cavab alsın. Əgər ona cavab tez lazım olmasaydı o ya məktubla ya da faksla sizə göndərə bilərdi. Hər bir e-mail 24 saat ərzində cavablandırılmalıdır. Daha yaxşısı həmin iş günündə. Əgər e-mail çox qarışıq yazılmışsa siz cavab yazın ki, e-maili almısınız və bacardığınız qədər tez cavab verməyə çalışacaqsınız. Bu zaman cavab gözləyən şəxs də bunu bilərək daha səbrlə gözləyəcək.
7.Lazımsız fayllar əlavə etməyin.
Çox böyük faylın göndərilməsi onu alanı bezdirə bilər. Odur ki, çalışın faylları yığcam edəsiniz. Bundan əlavə sizin çox yaxşı antivirusunuz olmalıdır ki, müştərinizin komputerinə virus düşməsin, bu narazılığa səbəb ola bilər.
8.Quruluşu və yerləşdirməni düzgün edin.
E-mail oxumağın kağızdan oxumaqdan daha çətin olduğunu bayaq da dedik, odur ki, e-mailin quruluşu çox vacibdir. Mətni abzaslara bölün və aralarında məsafə qoyun. Punktlar varsa onları nömrələyin.
9.Öndə duran məsələləri həddən artıq qabartmayın, əks halda bu öz effektivliyini itirə bilər.
Bundan əlavə e-mail həqiqətən də çox vacibdirsə siz onu vacib e-mail kimi işarələməyin. Bu aqressiv təəssürat yarada bilər.
|
10.BÖYÜK HƏRFLƏRLƏ (CAPSLOCKla) yazmayın.
BÜTÜN HƏRFLƏRİ BÖYÜK YAZIRSINIZSA BU ELƏ TƏƏSSÜRAT OYADA BİLƏR Kİ, SİZ QIŞQIRIRSIZ. Bu insanları qıcıqlandıra bilər və öz növbəsində arzuolunmaz cavablar almağınıza səbəb ola bilər. 11.E-mail zəncirini qırmayın.
Həmişə CVB(cavab) yazın. (RE:-reply) Əgər siz çox e-mail alırsızsa hamısının məzmununu yadda saxlaya bilməzsiniz. Ona görə də həmişə mütləq Reply edin. Yeni mail yazmayın. Sonradan bütün informasiyanı axtarıb tapmaq çətinləşəcək. Lakin bir “thread”də olsa sizin də vaxtınız e-mailləri axtarmağa getməyəcək.
12.E-mailinizə viruslardan qoruyan bir sistem əlavə edin.
Başqa kampaniyalardan sizə virus olan email ötürə bilərlər. Buna görə də sizin şirkətin e-mail qoruma siyasəti olmalıdır.
13.E-maili göndərməmişdən əvvəl bir də oxuyun.
Çoxları e-maili yazdıqdan sonra oxumurlar. Lakin, təcrübə göstərir ki, nə qədər də diqqətlə yazılmış mətn olsa belə onu yenidən oxuduqda səhvlər olur. Bundan başqa siz yazdığınız e-maili yenidən oxumaqla ona göndərdiyiniz şəxsin gözü ilə baxırsız və səhvləri düzəldərək onu daha effektli bir məktuba çevirirsiz.
14.Reply to All funksiyasından istifadə etməyin.
Yalnız o halda istifadə edin ki, sizin yazdığınız cavab məktubu orijinal məktubun göndərildiyi hər bir şəxsə çatmalıdır.
15.Çox adama məktub göndərirsinizsə:
bütün ünvanları To-yəni kimə bölməsində yazmayın. Bunun 2 səbəbi var: birincisi, məktubu alan şəxs bilir ki, siz onu başqa adamlara da göndərmisiniz. İkincisi, siz məktub göndərdiyiniz hər bir şəxsin şəxsi elektron ünvanını onun icazəsi olmadan yaymış olursuz. Buna görə də siz ünvanları To: yox BBC: sətrinə qoyursuz. Bu zaman məktubu alan şəxs sizin bu məktubu yalnız ona şəxsən göndərdiyinizi görür.
16. Qısaltmalara və emosiyalara fikir verin:
Biznes məktubu yazarkən çalışın BTW (by the way) və ya LOL(laugh out loud) kimi qısaltmalardan istifadə etməyəsiz. Çünki məktubu alan şəxs bunun mənasını bilməyə bilər və xüsusilə də biznes e-maillərində belə hallara qeyri-ciddi münasibət var. Elə həmin şey emosiya işarələrinə aiddir. Əgər siz əmin deyilsinizsə ki, qarşı tərəf bunun mənasını bilir yaxşı olar ki, ümumiyyətlə istifadə etməyəsiniz.
17.Şriftlərin formatına diqqət edin.
Məktub alan şəxs şriftləri görməyə bilər. Rənglərlə də ehtiyatlı davranın. Elə rənglərdən istifadə edin ki, yazını oxumaq asan olsun.
18.Rich text və HTML məktublara diqqət yetirin.
Siz rəngli, bər-bəzəkli e-mail göndərib məktubu alanı sevindirmək istəsəz nəzərə alın ki, o sizin bu məktubunuzu sadə şəkildə ala bilər.
19. Zəncirvari göndərilən e-mailləri forward etməyin.
Bunlar hamısı mifdir. E-maili alan kimi silin.
20.Emailin alınıb-alınmaması haqda avtomatik təsdiqləyici e-mail göndərməyin. Bu insanları bezdirir, çünki ola bilər ki, həmin insan heç məktubu açıb oxumağa macal tapmayıb. Əgər siz bilmək istəyirsinizsə ki, məktubunuz ünvana çatıb bir neçə gündən sonra yazıb soruşa bilərsiniz.
21.E-maili geri almaq üçün qətiyyən mesaj göndərməyin.
Sadəcə e-mail yazın və bildirin ki, e-maili səhv ünvana göndərmisiniz. Bu daha mədəni çıxır.
22.Başqa istifadəçiyə aid olan mesajı və ya faylı kopyalayıb kiməsə göndərməzdən əvvəl həmin şəxsdən icazə alın.
İcazə almadığınız təqdirdə siz müəllif hüquqlarını pozmuş olursuz.
23.E-maili konfidensial informasiyanı paylaşmaq üçün istifadə etməyin.
E-mail göndərmək açıqca göndərmək kimidir. İdeoloji, cinsi və irqi ayrıseçkilik bildirən şərhlər qətiyyən yolverilməzdir, hətta bunun zarafat olduğunu hamı bilsə belə.
24.Elə “Subject” seçin ki, sizə aydın olduğu qədər, e-maili alan şəxsə də aydın olsun.
Məsələn: əgər siz hər hansı bir şirkətin məshulu haqqında bir məktub yazırsızsa Subject hissəsində “A məhsulu haqqında informasiya” yazın.
25.Felləri cümlədə işlədərkən bu qaydalara əməl edin:
“Biz sizin sifarişinizi bugün çatdıracayıq” əvəzinə “Sizin sifarişiniz bugün ünvanına çatdırılacaq” yazmağınız daha məsləhətlidir. Bu daha səviyyəlidir.
26.VACIB və ya buna bənzər sözlər işlətməyin:
Nə qədər də vacib məsələ olsa belə sözləri işlətməkdən hər zaman qaçın. Belə sözləri ancaq ən ekstrimal şərait olduqda işlədin.
27.Uzun-uzadı cümlələr qurmayın.
Çalışın cümlələrdəki söz sayı maksimum 15-20 olsun.
E-mail qısa, ünvana tez çatan bir məktubdur, hansı ki, bu məktubun yazılışı adi məktublardan tam fərqlənir.
28.Yalan, böhtan, irçilik, hücüm, zorakılıqla dolu məzmunu olan e-maili heç vaxt başqasına ötürməyin.
Belə bir məktubun göndərilməsinə görə siz və ya sizin kampaniyanıza qarşı milyonlarla dollarlıq məhkəmə işi açıla bilər.
29.Mifik məzmunlu və zəncirvari formada sizə gəlib çatmış e-mailləri forward etməyin.
Əgər sizə gələn e-mailin məzmununda dayandırılması mümkün olmayan yeni bir virusun mövcudluğu və bu virusun komputerinizidəki hər şeyi silə biləcəyi haqda məlumat verilirsə bu 100% yalandır. Bu e-maili heç kəsə göndərməyin çünki bu e-mailin özündə virus ola bilər. Bu eləcə də zəncirvari və adətən spama düşən emaillərə aiddir. Hansı ki, sizə inanılmaz zənginlik vəd edir və ya sizdən xeyriyyə məqsədi ilə kömək etməyinizi xahiş edirlər. Belə e-maillərdən qurtulmağın ən yaxşı yolu onları silməkdir.
30.Spam maillərə cavab verməyin.
Spamlara cavab yazmaqla və ya hətta onlardan qeydiyyatdan çıxmaqla siz siqnal verirsiniz ki, e-mailiniz “sağdır”. Bununla da daha çox spam ala bilərsiz.
31.Cinsləri fərqləndirməyin, neytral saxlayın.
Azərbaycan dilində qadın, kişi cinsi yoxdur. Lakin, ingiliscə və ya başqa dillərdə e-mail yazırsınızsa orada sırf kişi və ya qadın cinsinə istinad etməyin. Sadəcə he/she və ya his/her yazın.
32.Məktubu alan şəxsin ünvanını cc-də yazmayın.
Çünki kiməsə məktubun kopyasını göndərsəniz həmin adam çaşa bilər ki, o bu müzakirədə iştirak edə bilər ya yox. Ümumiyyətlə, cc ilə heç kəsə məktub yollamayın. Əmin olun ki, cc-yə daxil etdiyiniz ünvanın sahibi bundan sonrakı müzakirələrdə iştirak etməlidir və cavabları görməlidir. Ancaq o halda şəxsə kopya göndərin ki, həmin şəxs bilir ki, siz nəyə görə bu maili ona yollamısız. Məqalənin müəllifi : Çinarə Bayramova |
